documentbeheer

Beheersing van documenten en registraties

Iedereen kan wijzigingen en ideeën (o.a. voor mogelijke actualisatie) voor nieuwe gedocumenteerde informatie indienen bij de KVGM manager. Deze gaat met belanghebbenden - indien noodzakelijk - het concept document afstemmen c.q. opstellen.

Na goedkeur door de KVGM manager eventueel in overleg met de directie wordt de gedocumenteerde informatie beschikbaar gesteld en mogelijke wijzigingen gecommuniceerd aan belanghebbenden.

Gedocumenteerde informatie kan zowel middels papier als ook elektronisch beschikbaar zijn. Periodiek worden back-ups gemaakt om o.a. terugvindbaarheid te borgen.

Terugvindbaarheid wordt mede bewerkstelligd c.q. bevorderd d.mv. archivering in sites(versiebeheer), toekennen van unieke projectnummers en een vaste mappenstructuur te gebruiken onderdeel van het managementsysteem.

Vervallen gedocumenteerde informatie wordt ingenomen, mogelijk vernietigd (of digitaal gearchiveerd). De bewaartermijnen van documenten en registraties is minimaal 10 jaar (of wettelijk anders geregeld).

Gedocumenteerde externe informatie wordt door de KVGM-manager beheerst en wordt bij de situatie passend geïdentificeerd (en waar noodzakelijk gedistribueerd op die plaatsen waar zij nodig zijn voor de beheersing en borging van het proces). Vigerende wet- en regelgeving, BRL’s ed. wordt o.a. middels internet geraadpleegd..

Hierbij kan men o.a. denken aan de volgende informatie:

1. Arbo-catalogus Platte Daken (www.arbocatalogus-plattedaken.nl).

2. Bouwbesluit (www.bouwbesluitonline.nl).

3. BRL 1309 (isolatiematerialen - www.komo.nl).

4. BRL 1511 (baanvormige dakbedekking – www.komo.nl).

5. BRL 4702 (proces dakdekken - www.komo.nl).

6. BRL 9327 (besluit bodemkwaliteit bitumen dakbedekking – www.komo.nl).

7. CAO BIKUDAK (Http://cao.szw.nl).

8. KOMO@ (attesten-met-)Productcertificaten (via leveranciers).

9. Leveranciersdocumentatie

10. NEN 6050 (brandveiligheid) – verwerkt in Vakrichtlijn.

De KVGM manager is verantwoordelijk voor de beheersing van de gedocumenteerde informatie (bewaken van de bewaartermijn, uitgifte en bijhouden van actuele gedocumenteerde informatie en het register).

De geldende uitgave van documenten is op die plaatsen aanwezig waar de beheersing en borging van het proces dakdekken tot stand komt. Hierbij kan men denken aan een projectmap op locatie en een klantdossier ten kantore. Het BRL 4702 handboek is in geintegereerd (digitaal) in deze versie van sites in het totale KVGM-systeem.

Handboeken

Handboek KVGM

Huisbijbel Patina Dakdenkers

Kwaliteitsboekje Uitvoering

Onderaannemersboekje

Veiligheidsreglement

BHV-plan Duiveland

Functieomschrijvingen (conform het organisatieschema)

FO-01 Algemeen directeur

FO-02 Operationeel directeur

FO-03 Commercieel directeur

FO-04 Directeur ketensamenwerking

FO-05 KAM-coördinator

FO-06 Calculator

FO-07 Werkvoorbereider

FO-08 Uitvoerder

FO-09 HR medewerker

FO-10 Commercieel medewerker

FO-11 Marketing medewerker

FO-12 ICT medewerker

FO-13 Administratief medewerker

FO-14 Magazijnmedewerker

Procedures t.b.v. kritische processen

P-01 Documenten en gegevensbeheer

P-02 Interne audits

P-03 Directiebeoordeling

P-04 Afwijkingen en klachten

P-05 Ongevallen en incidenten

P-06 Nieuwe medewerker

P-07 Materieelbeheer

P-08 Calculatie en opdrachtvorming

P-09 Inkoop

P-10 Onderaanneming

P-11 Project V&G-plannen

P-12 Uitvoering Dakbedekkingen

P-13 Uitvoering Hellende daken

P-14 Uitvoering Valbeveiliging

P-15 Uitvoering Service

P-16 Uitvoering Onderhoud & inspectie

Formulieren (of een digitale versie in Qooling/XRM)

F-001 VGM-RIE standaard werkzaamheden

F-010 Overzicht beheerde documenten KVGM-systeem

F-011 Overzicht gedocumenteerde informatie

F-040 Verbeterrapport

F-041 Register afwijkingen en klachten

F-050 Ongevallenrapport

F-051 Alarmkaart(concept laten vervallen zit in V&G plan)

F-052 Ongevallen en incidentenregister

F-060 Opleidings- en ervaringseisen

F-061 Beoordeling leidinggevenden

F-062 Uitgifte PBM

F-063 Register van gevolgde opleidingen

F-064 Overzicht VGM-opleidingen met geldigheidstermijn

F-065 VGM-voorlichting

F-066 Toolboxmeeting

F-070 VGM-inkoopspecificaties

F-080 VGM-eisen voor onderaannemers en ZZP’ers

F-081 Leveranciersbeoordeling / onderaannemersbeoordeling

F-090 Standaard V&G-plan

F-111 Offerte opname formulier

F-112 Taakrisicoanalyse

F-113 VGM-instructie

F-114 Registratie werkplekinspectie

F-115 etc..

F-116 etc

Externe normen en richtlijnen

VGM Checklist Aannemers

NEN-EN-ISO 9001

BRL 1513 inclusief wijzigingsblad

BRL 4702

BRL 9935

FSC Chain of Custody (CoC)

Bijlage 12.3 Documentenmatrix-versie November 2018 brl 9935.docx